Regelmatig krijgen we de vraag: "Wat doen jullie nu precies?" Daarom leek het ons handig om een voorbeeld te geven. Een jaar geleden klopte de HR-manager van een bedrijf aan onze deur via ons contactformulier. In de afgelopen vier maanden waren maar liefst drie van de 30 werknemers uitgevallen door burn-outklachten. Aan ons de taak om de werkdruk van de medewerkers grondig te analyseren.
Onze vaste aanpak: een grondige inventarisatie
Voor dergelijke vragen hanteren we een vaste aanpak, te beginnen met een diepgaande inventarisatie van het probleem:
-
- We voeren gesprekken met werknemers uit verschillende lagen om de bedrijfscultuur te doorgronden.
- We nemen contact op met de uitgevallen werknemers om meer inzicht te krijgen in de oorzaken van hun burn-out.
- We zetten diverse metingen in:
- Het stressniveau van werknemers wordt gemeten en vergeleken met een normgroep.
- Werknemers ontvangen een app waarop ze op een knop drukken wanneer ze veel stress ervaren.
Drie belangrijke problemen geïdentificeerd
Uit de inventarisatie kwamen drie cruciale problemen naar voren:
-
- Opstapelende werkdruk: Doordat er geen geschikte vervanger was gevonden voor de eerste uitgevallen werknemer, moesten collega's de extra werkzaamheden opvangen.
- Het werk is nooit af: Ondanks lange dagen op kantoor hadden werknemers het gevoel hun werk nooit af te krijgen. Ze werkten door in pauzes en ervoeren meetings als te lang en vaak irrelevant. Uit de metingen bleek dat het piekmoment van stress direct na de meetings plaatsvond.
- Geen beleid voor het bewaken van aandacht en concentratie: Veel werknemers (en waarschijnlijk ook jouw collega's) hebben continu hun e-mail en notificaties openstaan. Hierdoor zijn ze constant aan het multitasken en meer bezig met kleine bezigheden dan met de grotere, belangrijke taken. Bovendien werkte iedereen in een open kantoortuin, wat leidde tot onbedoelde afleiding. (Zie bijvoorbeeld dit grappige artikel in het NRC [1])
Vier interventies voorgesteld
Op basis van deze bevindingen hebben wij vier interventies voorgesteld:
-
- Een deadline voor het managementteam om snel vervanging te regelen voor (tijdelijk) uitgevallen werknemers.
- Een 360 graden feedbacksysteem waarmee werknemers elkaar eenvoudig feedback kunnen geven, zodat snel duidelijk wordt welke meetings en procedures overbodig zijn.
- Een stepped care programma, waarbij niet iedereen dezelfde behandeling krijgt. Sommige mensen hebben immers meer ondersteuning nodig dan anderen:
- Alle werknemers wonen verplicht een presentatie bij over het herkennen en verminderen van stress.
- Werknemers kunnen vrijwillig deelnemen aan een workshop waarin ze begeleid worden bij het veranderen van hun gedrag.
- Werknemers met hoge stressklachten ontvangen persoonlijke begeleiding.
- Een beleid voor het bewaken van aandacht, concentratie en rust.
Resultaten en follow-up
De deadline voor managers en het stepped care programma zijn direct van start gegaan. Het feedbacksysteem en het beleid voor het bewaken van aandacht heeft het bedrijf intern geïmplementeerd. LeerGewoonte keert twee keer per jaar terug op de werkvloer om te monitoren of de werkdruk en stressniveaus op een gezond niveau blijven. Zo houden wij op wetenschappelijke wijze een vinger aan de pols. De resultaten spreken voor zich: sinds onze interventie zijn er geen nieuwe burn-outgevallen meer geweest.
Wat kan LeerGewoonte voor jou betekenen?
Ben je ook benieuwd wat LeerGewoonte voor jouw organisatie, medewerkers of collega's kan betekenen? Neem gerust een kijkje op onze website, stuur een e-mail of neem telefonisch contact met ons op. We staan klaar om je te helpen!
Bronnen
[1] Bouma, J. (2019, March 26). Hoe gezond is het om in een open kantoortuin te werken? NRC. https://www.nrc.nl/nieuws/2018/09/18/hoe-gezond-is-een-open-kantoortuin-a1616920