Plannen is meer dan een taak in je agenda zetten

Leer jongeren plannen in vier stappen

In het onderwijs streven we ernaar om jongeren te leren plannen. Tegelijkertijd overspoelen we hen met een overweldigende hoeveelheid informatie. Uit een onderzoek dat ik uitvoerde onder 500+ leerlingen, bleek dat ze leertaken zoals huiswerk, toetsen en deadlines ontvingen via verschillende kanalen, waaronder Magister, het lesrooster, de mail, de studieplanner, Google Classroom of mondeling tijdens de les. Sommige docenten communiceren zelfs via WhatsApp. Tel daarbij op dat leerlingen soms wel tien vakken volgen en dat dit alleen nog maar de taken vanuit school zijn. Hier komen dus nog persoonlijke, sociale en hobby-gerelateerde taken bovenop. Voor de gemiddelde volwassene is het al een uitdaging om de veelheid aan taken en informatie in goede banen te leiden, vaak met stress als gevolg. Zou het niet geweldig zijn als je op school al had geleerd hoe je al die taken effectief kunt organiseren, prioriteren en plannen?

Aandacht voor plannen op scholen

De meeste scholen besteden serieus aandacht aan plannen. Echter, de manier waarop laat nog weleens te wensen over als we kijken naar de wetenschappelijke inzichten over plannen. Jongeren, vooral brugklassers, moeten vaak roosters inkleuren en planningen maken zonder echt te begrijpen waarom ze zoveel moeten "plannen". Vanuit hun perspectief staat immers alles al in Magister. Ik kan je alvast één ding verklappen: van Magister leer je niet plannen. Sterker nog, Magister staat het planproces misschien zelfs in de weg. In deze blog duik ik in de wetenschap achter plannen en laat ik zien dat het planproces bestaat uit vier stappen waarmee je jongeren effectief kunt leren plannen.

Stap 1: Verzamel alle belangrijke taken in een to-do lijst

Herken je het gevoel dat er zoveel taken op je afkomen dat je een verstikkend gevoel krijgt? E-mails, appjes, een volle agenda en taken in je hoofd waar je nog iets mee moet? Help! Waar moet ik beginnen? Deze informatieoverload roept bij veel mensen stress op. Jongeren hebben er extra last van, omdat ze het nog moeilijk vinden om hun taken te overzien. Dat is niet verwonderlijk, aangezien ons brein helaas niet geëvolueerd is om de talloze taken overzichtelijk te archiveren.

Ons brein beschikt weliswaar over een enorm opslagsysteem, maar het werkt verre van optimaal. Ebbinghaus toonde een eeuw geleden al aan dat we informatie snel vergeten, geïllustreerd door zijn 'vergeetcurve' [1]. Bovendien is ons geheugen onbetrouwbaar. We maken onszelf ten onrechte wijs dat we taken wel onthouden. Daarnaast onthouden we informatie vaak niet letterlijk, maar reconstrueren we het. Psycholoog Elizabeth Loftus demonstreerde dit met experimenten waarin het verwisselen van het woord 'rijden' met 'botsen' ertoe leidde dat proefpersonen een andere herinnering ophaalden van twee auto's die tegen elkaar aan reden [2]. Tevens is de capaciteit van ons werkgeheugen beperkt. We kunnen gemiddeld slechts twee [3] tot negen [4] informatie-elementen in ons kortetermijngeheugen vasthouden. Tot slot hebben we soms ook nog eens last van een 'zeurend onbewuste', zoals David Allen beschrijft in zijn boek Getting Things Done [5]. Dat houdt in dat er in ons brein voortdurend willekeurig taken opduiken. Je moet nog een cadeau halen voor je beste vriend of je bent vergeten die belangrijke e-mail te verzenden.

Een remedie tegen ons feilbare geheugen is het direct opslaan van taken in een extern geheugen, dat is een chic woord voor een to-do lijst. De eerste tip lijkt misschien simpel: schrijf taken die binnenkomen meteen op. Toch slaan scholen het trainen van deze stap vaak over. Bij LeerGewoonte leren we leerlingen om hun taken direct op te schrijven en de resultaten zijn fascinerend. Alleen al door jongeren te leren taken meteen te noteren, wordt het voor hen inzichtelijker hoeveel ze moeten doen. Hierdoor voelen ze de werkdruk eerder en stellen ze minder uit.

Er zijn verschillende goede tools om een to-do lijst bij te houden. Je wilt een opslagsysteem met een grote capaciteit waarop je gemakkelijk feedback kunt geven als leerlingen het gebruiken. Mijn voorkeur gaat ernaar uit om jongeren verschillende technieken voor te leggen en hen zelf te laten kiezen welke vorm zij prettig vinden. Belangrijk is wel dat ze hun opslagsysteem altijd bij zich hebben, anders wordt het lastig om een taak direct op te slaan wanneer die binnenkomt. Tools waarmee je jongeren kennis kunt laten maken zijn notitieblokjes, een gedeelte in de agenda, notities in de smartphone, Trello, Slack of Wunderlist. Persoonlijk vind ik Trello het prettigst werken (en ik word niet betaald om dat te zeggen). Het is gebruiksvriendelijk, gratis, synchroniseert over meerdere apparaten en je kunt bij meerdere leerlingen meekijken en feedback geven. Een uitstekend hulpmiddel dus om de eerste stap van het leren plannen te ondersteunen.

Stap 2: Organiseer en prioriteer de taken

Zodra de taken verzameld en opgeslagen zijn in een betrouwbaar extern geheugen, is het zaak om ze te organiseren en prioriteren. Niet alle taken zijn immers even belangrijk of logisch om mee te beginnen. Als je simpelweg bovenaan je lijstje begint, of start met de minst vervelende taken, zul je merken dat de grote, echt belangrijke taken nooit afkomen. Een treffende metafoor voor het organiseren van grote en kleine taken zie je in dit filmpje [6]. In een glas worden eerst tot aan de rand grote stenen geplaatst. Is het glas nu vol, vraag je je misschien af? Op het eerste gezicht wel. Vervolgens worden er enkele kleine steentjes gepakt en toegevoegd. Voor die kleine stenen was nog wel ruimte. Is het glas nu dan vol? Nog steeds niet... het glas kan immers nog verder gevuld worden met zand... Maar wat als je de volgorde zou omdraaien? Stel dat je eerst het glas vult met zand. Zou er daarna nog plek zijn voor kleine of grote stenen?

Deze metafoor illustreert dat wanneer je begint met kleine urgente taken, je minder goed aan grote belangrijke taken toekomt. Het is dus cruciaal om eerst aan de slag te gaan met de meest belangrijke taken. Die moeten hoger in de rangorde komen. Maar hoe bepaal je nu wat belangrijke taken zijn? Ook dat is een vaardigheid waar scholen wellicht meer bij stil kunnen staan wanneer ze jongeren leren plannen.

Wijlen president Eisenhower kan onze jongeren hierbij helpen. Als er mensen zijn die echt veel taken op hun bord krijgen, dan zijn het wel presidenten. President Eisenhower merkte op dat veel van de taken die hij binnenkreeg niet altijd belangrijk waren, en dat de taken die hij belangrijk vond, te laat bij hem terecht kwamen. Zo ontstond de Eisenhower-matrix: een assenstelsel met twee assen, belangrijkheid en urgentie, waaruit vier kwadranten ontstaan zoals in de afbeelding hieronder.

Veel jongeren werken constant in het 'crises' kwadrant. Ze stellen taken uit tot kort voor de deadline, raken dan gestrest en gaan hard aan het werk. Door leerlingen de taken uit hun to-do lijst te laten verdelen over de verschillende kwadranten, wordt het gemakkelijker om de taken te organiseren en prioriteren. Onderzoek heeft uitgewezen dat wanneer je mensen traint in het gebruik van de Eisenhower-matrix, ze beter worden in timemanagement, zich minder zorgen maken en zelfs een klein beetje minder uitstelgedrag vertonen. Het organiseren en prioriteren van taken zou dus ook bij het leren plannen moeten worden meegenomen. Om ervoor te zorgen dat het gebruik van de Eisenhower-matrix geïntegreerd wordt bij het plannen, kun je de verschillende kwadranten als kopjes gebruiken in een agenda, to-do lijst of een online platform zoals Slack of Trello.

Stap 3: Deel grote taken op

Nu de jongeren geleerd hebben hun taken te organiseren en prioriteren, is de volgende cruciale stap om grote taken op te delen in behapbare stukken. Juist omvangrijke taken leiden vaak tot uitstelgedrag. In een eerdere blog beschreef ik al eens hoe je uitstelgedrag effectief kunt aanpakken. Daar kun je lezen hoe je hiermee concreet aan de slag kunt gaan. Kort samengevat is het voor het planproces essentieel dat jongeren leren om grote taken op te knippen. Kleinere deeltaken ogen minder overweldigend, waardoor de drempel om te starten lager wordt. Bovendien voltooi je kleine taken sneller, zodat je jezelf gemakkelijker kunt belonen voor je inzet. Dit versterkt het gevoel dat je productief bezig bent. Door grote taken in behapbare brokken te verdelen, wordt het dus eenvoudiger om eraan te beginnen. Het is daarom van groot belang om deze vaardigheid te beheersen bij het leren plannen.

Een voorbeeld van zo'n grote taak waar veel jongeren vroeg of laat mee te maken krijgen, is het profielwerkstuk. Vanwege de omvang van deze opdracht vinden veel leerlingen het een uitdaging om ermee te starten. Een effectieve techniek om taken op te delen is 'time-boxing'. Hierbij knip je grote taken op in kleinere subtaken en schat je vervolgens in hoeveel tijd het kost om deze uit te voeren, zoals geïllustreerd in de onderstaande tabel. De resulterende kleine, behapbare taken (bij voorkeur SMART geformuleerd: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) zet je vervolgens in je agenda.

Stap 4: Plannen in je agenda

In de vierde en laatste stap van het planproces schrijven leerlingen hun taken daadwerkelijk in hun (digitale) agenda. Opvallend genoeg wordt hier vaak de meeste aandacht aan besteed, terwijl deze stap eigenlijk pas zinvol is als de voorgaande drie stappen zijn doorlopen. Bij het inplannen zijn er nog drie aandachtspunten die je leerlingen kunt meegeven. 

Ten eerste is het verstandig om met verschillende kleuren onderscheid te maken tussen diverse typen taken, zoals schoolwerk, sport, bijbanen, vrije tijd en zelfs momenten van rust of maaltijden. Zo krijg je in één oogopslag inzicht of er een gezonde balans is tussen de verschillende activiteiten. 

Ten tweede loont het om een vast moment te kiezen waarop je gaat plannen. Adviseer leerlingen bijvoorbeeld om elke vrijdagmiddag of maandagochtend even rustig te gaan zitten om hun taken te organiseren en in te plannen.

Ten derde is het raadzaam om een helder onderscheid te maken tussen de SMART-geformuleerde taken en deadlines, bijvoorbeeld door middel van onderstreping, uitroeptekens of andere creatieve markeringen. En, oh ja, het spreekt voor zich dat leerlingen überhaupt een (digitale) agenda moeten hebben. Veel leerlingen hebben dit namelijk niet...

Tot slot, het planproces omvat meer dan louter het noteren van taken in een agenda. Het bestaat uit vier opeenvolgende fases: opslaan, organiseren, opdelen en inplannen. Om leerlingen effectief te leren plannen, is het essentieel om ze deze stappen geleidelijk eigen te maken. Mocht jouw school ondersteuning kunnen gebruiken bij het planproces, plan dan gerust eens een gratis Zoom-gesprek met mij in. Dan kunnen we samen verkennen hoe ik jullie hierbij van dienst kan zijn.

Bronnen

[1] Murre, J. M. J., & Dros, J. (2015). Replication and analysis of Ebbinghaus’ forgetting curve. PloS One, 10(7), e0120644. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0120644 

[2] Loftus, E. F., & Palmer, J. C. (1974). Reconstruction of automobile destruction: An example of the interaction between language and memory. Journal of Verbal Learning & Verbal Behavior, 13(5), 585–589. https://doi.org/10.1016/S0022-5371(74)80011-3

[3] Gobet, F., & Clarkson, G. E. (2004). Chunks in expert memory: Evidence for the magical number four . . . or is it two? Memory, 12(6), 732–747. https://doi.org/10.1080/09658210344000530 

[4] Miller, G. A. (1956). The magical number seven, plus or minus two: Some limits on our capacity for processing information. Psychological Review, 63(2), 81–97. https://doi.org/10.1037/h0043158

[5] Allen, D. (2015). Getting things done: The Art of Stress-Free Productivity. Penguin. 

[6] Brian Pray. (2013, July 5). Jar of Life - Put IMPORTANT things FIRST! [Video]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=6_N_uvq41Pg